Skąd biorą się kolejki w wydziale komunikacji
Rano przed wydziałem komunikacji ustawia się kolejka, choć połowa spraw to odbiór gotowego dowodu rejestracyjnego, który zajmuje dwie minuty. Nikt nie wie, ile osób czeka i na co, więc interesanci pilnują się nawzajem i pytają „kto ostatni?”.
Naczelnik dowiaduje się o problemie z pisma ze skargą, a nie z liczb. Sekretarz gminy nie ma danych, którymi mógłby uzasadnić dodatkowe stanowisko albo zmianę godzin pracy.
System kolejkowy dla urzędu odpowiada na te trzy bolączki naraz: porządkuje kolejkę, informuje interesanta i zbiera liczby dla kierownictwa.
Automat biletowy dla urzędu i monitory LCD w poczekalni
Interesant wybiera sprawę na automacie biletowym, pobiera numer i siada. Kto umówił wizytę online, potwierdza ją po przyjściu i nie ustawia się w ogólnej kolejce. Monitory LCD w poczekalni pokazują przywoływane numery i stanowiska, a między przywołaniami treści informacyjne urzędu: godziny pracy, komunikaty, listę wymaganych dokumentów. Pracownik zmienia te treści zdalnie, bez podchodzenia do każdego monitora.
Moduł Główny prowadzi zgłoszenie między automatem, stanowiskami i monitorami. Pracownik w Terminalu Stanowiskowym przywołuje kolejną osobę, a gdy sprawa wymaga innego wydziału, przekazuje interesanta do innego stanowiska lub usługi bez ponownego pobierania numeru.
Kto nie chce trzymać papierowego biletu, pobiera Wirtualny Bilet, czyli kod QR na smartfonie, bez instalowania aplikacji. Mniej papieru to mniej rolek w drukarce i mniej śmieci. Status kolejki online pokazuje w przeglądarce liczbę oczekujących i szacowany czas, więc mieszkaniec sam decyduje, kiedy przyjść do wydziału.
Rezerwacja wizyt w urzędzie online zamiast tłoku o ósmej rano
Największy tłok powstaje, gdy wszyscy przychodzą o tej samej porze. Moduł Rezerwacji i Recepcji pozwala mieszkańcowi umówić wizytę online na konkretną godzinę, a urzędowi ustalić, ile rezerwacji dziennie przyjmuje każde stanowisko.
Recepcja widzi w jednym miejscu rezerwacje, harmonogramy i statusy, więc potwierdzenie zarezerwowanej wizyty zajmuje chwilę, a urząd nadal panuje nad obciążeniem stanowisk.
Powiadomienia SMS i e-mail przypominają o terminie, informują o zmianie statusu i o przywołaniu na stanowisko. Kto zajrzy do Statusu kolejki online, widzi liczbę oczekujących i szacowany czas, zanim wyjdzie z domu.
Naczelnik widzi obłożenie stanowisk, zanim wpłynie skarga
Dashboard i Status Sali pokazują kierownikowi na żywo obciążenie stanowisk, dostępność pracowników i bieżące statusy interesantów. Gdy kolejka do jednej sprawy rośnie, kierownik przesuwa pracownika, zamiast czekać, aż ktoś przyjdzie ze skargą. Decyzję podejmuje na liczbach z tej minuty, nie z wczorajszego zestawienia.
Moduł Raportowo-Analityczny liczy średni czas obsługi, liczbę obsłużonych, obłożenie stanowisk i godziny szczytu. Wykresy i tabele pobiera się do pliku, więc sekretarz gminy ma gotowy załącznik do wniosku o etat.
Pracujemy nad włączeniem polskiego modelu AI Bielik.ai jako asystenta danych i narratora raportów, który opisze liczby zwykłym językiem. To zapowiedź kierunku rozwoju, a nie obietnica terminu.
Interesant niewidomy, na wózku i z małym dzieckiem
Automat biletowy obsługuje się także głosem, więc osoba niewidoma pobiera numer bez pomocy pracownika. Przycisk pomocy wzywa bezpośrednią asystę, gdy ktoś nie radzi sobie z ekranem.
Bilet uprzywilejowany kieruje osobę z niepełnosprawnością, seniora czy rodzica z niemowlęciem do obsługi poza kolejnością według zasad, które ustali urząd. Oprogramowanie wspiera wytyczne WCAG, a urząd może wyznaczyć ciche godziny.
Automaty biletowe zaprojektowane zgodnie z wymaganiami dostępności — Europejskiego Aktu o Dostępności (EAA). Więcej o dostępności automatów biletowych.
Dane osobowe interesantów i cyberbezpieczeństwo
System pracuje na serwerze urzędu, w jego sieci, więc dane nie opuszczają środowiska instytucji. Moduł RODO anonimizuje dane, pilnuje okresu przechowywania danych z rezerwacji i obsługuje wnioski o usunięcie. Inspektor ochrony danych może na prezentacji sprawdzić, gdzie dane leżą i kiedy znikają.
Rozwiązania QWinTech przygotowane pod wymagania cyberbezpieczeństwa sektora publicznego — ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa (wdrażającej dyrektywę NIS2). Zachowujemy zgodność z zaleceniami UODO i standardami RODO. Na prezentacji pokazujemy system od strony administratora i odpowiadamy na pytania działu IT, zanim urząd podejmie decyzję o zakupie.
Polski producent z własnymi urządzeniami i wsparciem w całym kraju
QWinTech z Łomianek pod Warszawą projektuje oprogramowanie i urządzenia: automaty biletowe, stanowiska obsługi i monitory LCD. Jeden producent odpowiada za całość, więc urząd nie szuka winnego między dostawcą sprzętu a dostawcą programu – uwaga z urzędu trafia do ludzi, którzy ten system napisali.
Zespół pracuje w branży systemów kolejkowych od ponad piętnastu lat i wspiera urzędy na terenie całego kraju. Awarię zgłaszają Państwo przez formularz serwisowy, a pytania o wdrożenie kierują na biuro@qwintech.pl lub pod numer +48 789 122 110. Wszystkie wersje i moduły opisujemy na stronie Produkty.